Informatyk czy zewnętrzna obsługa informatyczna – co się bardziej opłaca?

Miałem kiedyś klienta, który prowadził niewielką firmę usługową. W biurze 12 komputerów, serwer z dokumentacją, poczta, kilka drukarek. „Zatrudnię informatyka, żeby mieć kogoś na miejscu” – powiedział mi wtedy. Po pół roku wrócił z pytaniem: „Jak przejść na outsourcing IT?”. Dlaczego? Bo rzeczywistość okazała się inna niż oczekiwania. I wcale nie był wyjątkiem.

Jeden informatyk = jedno źródło wiedzy (i problemów)

Na pierwszy rzut oka to świetny pomysł – masz człowieka, który zna Twoją firmę, siedzi biurko obok i reaguje od razu. Ale wystarczy urlop, choroba albo większa awaria, żeby wszystko stanęło.

Często informatyk etatowy zna się świetnie na jednej dziedzinie – np. komputerach – ale już niekoniecznie na sieciach, kopiach zapasowych, zabezpieczeniach czy konfiguracjach chmury. A dziś firma potrzebuje kogoś, kto ogarnie całość – od A do Z.

Do tego dochodzą koszty: pensja, ubezpieczenia, szkolenia, sprzęt. No i ryzyko – bo jeśli informatyk odejdzie, zostajesz sam ze wszystkim.

Zewnętrzna obsługa IT – zespół, który pracuje dla Ciebie

Wchodzisz we współpracę z firmą, która nie zatrudnia jednego informatyka – tylko daje Ci cały dział IT. To tak, jakbyś miał własny zespół specjalistów, ale bez kosztów etatu.

Dzięki temu:

• masz ciągłość obsługi – ktoś zawsze odbierze, ktoś zawsze pomoże,
• dostajesz wsparcie zdalne i lokalne, zależnie od potrzeb,
• możesz zlecić jednorazowe zadania albo zbudować długofalową współpracę,
• płacisz za efekty, nie za obecność przy biurku.

Jeśli działasz w stolicy, możesz po prostu wpisać w Google „usługi informatyczne Warszawa” i zobaczyć, ilu profesjonalistów działa w Twoim regionie. To też daje Ci wybór i możliwość porównania ofert.

Protip:

Nie patrz tylko na koszty miesięczne. Zastanów się, ile kosztuje Cię brak działania – np. kiedy padnie poczta, serwer przestanie działać, a Ty nie masz do kogo zadzwonić. Czasem jeden dzień przestoju to więcej niż cały rok outsourcingu.

Co się bardziej opłaca?

Nie ma jednej odpowiedzi, ale w większości przypadków – outsourcing wygrywa.

Dla małych i średnich firm to elastyczne, bezpieczne i tańsze rozwiązanie. A kiedy współpracujesz z firmą, która naprawdę zna się na rzeczy, nie musisz już martwić się o kopie zapasowe, aktualizacje, wirusy czy uprawnienia pracowników.

Jeśli nadal masz dylemat, spróbuj jednej rzeczy: przez miesiąc testowo współpracuj z firmą zewnętrzną. Sprawdź, jak wygląda komunikacja, czy reagują szybko, czy znają się na rzeczy. I wtedy zdecyduj. Bo to nie tylko kwestia kosztów – to też spokój, że Twoja firma działa bez zakłóceń.

Z mojego doświadczenia – zespół zewnętrzny zawsze działa szerzej, szybciej i bardziej przewidywalnie. A jeśli szukasz kogoś z doświadczeniem w Twoim mieście, zacznij od frazy takiej jak na przykład „usługi informatyczne Warszawa”. Możliwe, że już dziś trafisz na partnera, który zdejmie Ci IT z głowy – raz na zawsze.